vigor·ventus - die funktionsübersicht

vigor·ventus besteht aus zwei modulen sowie verschiedenen funktionen im basissystem. die funktionalität des basissystems ist grundsätzlich bestandteil der auslieferung - unabhängig davon, welches modul sie lizenzieren wollen.

funktionen des basissystems

kundenverwaltung

über die kundenverwaltung können verschiedene, kundenbezogene informationen erfasst werden und stehen somit jedem benutzer zur verfügung (ausgenommen benutzer vom typ "gast", dazu weiter unten mehr).

es können folgende informationen erfasst werden:

»	kurzbezeichnung
»	firmenname
»	kundennummer
»	ansprechpartner
»	telefon
»	telefax
»	e-mail
»	anschrift mit - strasse und zusatzangabe - plz und ort - land (auswahlliste)
»	zusätzliche informationen bis zu 1000 zeichen
»	vereinbarter stundensatz (1)
»	verschiedene kundenlogins

die erfassten kunden können für die protokollierung von tätigkeiten (1) und für die kontaktangaben bei mitteilungen (2) verwendet werden.
über die kundenlogins kann sich der kunde am system anmelden und auf die für ihn erfassten tätigkeiten (1) oder mitteilungen (2) zugreifen sowie neue mitteilungen erfassen.

projektverwaltung (1)

es können folgende informationen erfasst werden:

»	titel des projektes
»	projektstatus (aktiv oder inaktiv)
»	individueller stundensatz
»	preis- und/oder stundenlimit

benutzerverwaltung

für die benutzer können folgende daten erfasst bzw. festgelegt werden:

»	status (aktiv oder inaktiv)
»	loginkennung (auch änderbar)
»	benutzertyp (administrator, normalnutzer, eingeschränkter nutzer oder gastzugang)
»	anrede
»	vorname
»	nachname
»	e-mail
»	telefon
»	zuweisung zu einer oder mehreren benutzergruppen (2)
»	individuelle verwaltung von zugriffsrechten
»	persönliche einstellungen für systemanzeigen

jeder benutzer wird einem von vier benutzertypen zugewiesen. auf basis dieser angabe hat der benutzer grundlegende rechte auf die systembereiche. diese können jedoch abweichend von der zentralen einstellung für jeden einzelnen benutzer individuell festgelegt werden.

neben der typ-basierten rechteverteilung ist die grundsätzliche notwendigkeit der benutzertypen auf das modul "mitteilungsverwaltung" ausgelegt. hierbei gelten für die nutzertypen "eingeschränkter nutzer" und "gastzugang" besondere vorgaben.
der "eingeschränkte nutzer" hat nur zugriff auf mitteilungen, die an ihn persönlich oder an eine gruppe addressiert ist, deren mitglied er sind. auf alle anderen mitteilung hat er keinen zugriff.
der "gastzugang" ist nur zur erfassung von mitteilungen berechtigt. dieser benutzertyp hat auch keinen zugriff auf die protokollfunktionen.

zugriffssicherung

der zugriff auf das system kann auf basis von einzelnen ip-adressen, ip-netzen oder hostnamen eingeschränkt werden. erfolgt der zugriff von einem computer, der nicht in die entsprechenden liste aufgenommen wurde, wird der zugriff untersagt. bei der angabe von hostnamen (zum beispiel "meinrechner.meinefirma.de") erfolgt ein sogenanntes "forward-mapping", d.h. auf basis des hostnamen wird die ip-adresse aufgelöst. somit ist auch die nutzung von dyndns-hostnamen möglich.

systemeinstellungen

alle relevanten einstellungen können komfortabel über den webbrowser festgelegt und geändert werden.

installationssystem

die installation des gesamtsystems erfolgt durch das mitgelieferte installationsskript. es sind keine anpassungen von einstellungsdateien oder ähnliches notwendig.
bitte beachten sie jedoch die
systemvoraussetzungen.

funktionen des moduls "zeiterfassung"

über das modul "zeiterfassung" stehen die funktionsbereiche "tagesprotokollierung" und "arbeitsprotokollierung" zur verfügung, die auch einzeln genutzt werden können.

alle protokolle können entweder gesamt oder auf basis von suchbeschränkungen als CSV oder PDF-datei exportiert werden.

tagesprotokollierung

diese funktionalität ermöglicht es die tagesanwesenheit der mitarbeiter zu überwachen und zum beispiel mitarbeiter mit stundenweiser abrechnung ohne das anfertigen von anwesenheitslisten oder -zetteln abzurechnen.

zum funktionsumfang gehört:

»	erfassung von tagesanwesenheit, per mausklick start und stoppbar
»	tagesanwesenheit kann sofort beim anmelden gestartet werden (fallweise unterdrückbar)
»	erfassung beliebig vieler kommentare zu jedem protokolleintrag
»	übersichtliche listendarstellung, anzeige nach benutzer und/oder zeitraum möglich
»	export ausgewählter oder aller protokolleinträge als CSV-textdatei (3) oder PDF-datei
»	statistikfunktion pro benutzer, anzeige monats- oder wochenweise

arbeitsprotokollierung

für jede tätigkeit können folgende daten erfasst werden:

»	angabe eines "betreffs"
»	zuweisung bzw. auswahl eines kunden und optional eines projektes
»	erfassung des abrechnungsmodus (kostenpflichtig oder kostenfrei)
»	erfassung des abrechnungsstatus (wenn kostenpflichtig; varianten "offen" und "erledigt", wenn die abrechnung erfolgt ist)
»	erfassung beliebig vieler kommentare zu jedem protokolleintrag
»	unterstützung verschiedener kommentararten (zum beispiel für ergänzende informationen, verwendetes material o.ä.)
»	übersichtliche listendarstellung mit auswahl nach: - erfassendem benutzer - kunde und projekt - dem zeitraum der erfassung - abrechnungsstatus - freitextsuche (betreff und kommentare)
»	statistikfunktion pro kunde und projekt, anzeige monats- oder wochenweise
»	"one-click"-änderung des abrechnungsstatus für aktuell ausgewählte protokolleinträge
»	unterstützung der abrechnungen auf basis von arbeitseinheiten (zeiten werden auf volle arbeitseinheiten aufgerundet angezeigt)
»	automatische berechnung von beträgen auf basis der stundensätze in abhängigkeit vom kunden, dem jeweiligen projekt oder der zentralen vorgaben

funktionen des moduls "mitteilungsverwaltung"

zum funktionsumfang dieses moduls gehört:

»	unterstützung unterschiedlicher mitteilungsarten und dazugehörigen hilfetexten als information für denjenigen, der die mitteilung erfasst
»	unterstützung von fälligkeitsdatum und priorität
»	zuweisung einer mitteilung an einen einzelnen benutzer oder eine benutzergruppe für die weitere bearbeitung
»	erfassung beliebig vieler kommentare pro mitteilung
»	"weitergabe" einer mitteilung zur bearbeitung an eine andere person oder benutzergruppe
»	automatische benachrichtigung per e-mail über neue mitteilungen oder wenn sich der bearbeitungsstatus geändert hat
»	anforderung einer "persönlichen rückmeldung" auf eine mitteilung
»	erfassung von kontaktdaten zur rückmeldung analog zu den daten bei der kundenverwaltung, alternative auswahl eines registrierten kunden
»	alle mitteilungen sind von allen benutzern des typs "normalnutzer" einsehbar, es sei denn, sie wurden als "privat" gekennzeichnet. in diesem fall kann nur der erfasser der mitteilung sowie der empfänger bzw. mitglieder der empfängergruppe auf die nachricht zugreifen
»	protokollierung jeder aktion zu einer mitteilung zur direkten nachverfolgung der bearbeitungsabwicklung
»	referenzierung von mitteilungen auf arbeits- oder tagesprotokolle möglich

(1) nur bei lizenzierung des moduls "protokollierung" und aktiver tätigkeitsprotokollierung
(2) nur bei lizenzierung des moduls "mitteilungsverwaltung"
(3) CSV steht für "Comma Separated Values" und ist ein textformat, das zum beispiel in jede gängige tabellenkalkulation importiert werden kann